Wo sind die Grenzen einer Excel-Tabelle?

Excel wird für beinahe alles verwendet: Von Teilnehmerverwaltung einer Veranstaltung über Kundenlisten mit Adressen bis zur Buchhaltung. Und von Auswertungen von Produktionsdaten bis zur Analyse von Marktdaten. Es gibt fast nichts, was Excel nicht könnte. Mit Hilfe von Makros wird das Tool noch mächtiger. Man kann bestimmte Abläufe automatisieren, z.B. aus einer Offerte direkt eine Rechnung generieren lassen. Oder man liest Bilddateien aus einem Ordner und fügt diese automatisiert in die Tabelle ein. Kein Wunder existieren in der Geschäftswelt eine Vielzahl solcher "Mini-Applikationen" basierend auf Excel. Dabei wird das mächtige Tool oftmals auch etwas missbraucht für Anwendungen, für die Excel gar nicht vorgesehen ist.

Nachteile einer Excel-Lösung

Exceltabellen haben aber auch einen entscheidenden Nachteil: Sie existieren in der Regel als Dokument auf dem Rechner des Erstellers. Im besten Fall auf einem Server innerhalb des Firmennetzwerks. Ein Zugriff von aussen oder von unterwegs ist dadurch nicht möglich. Microsoft hat mit Office 360 die Office-Lösungen in die Cloud gebracht und der Zugriff kann so von überall geschehen. Auch Google Spreadsheet wäre eine valable Alternative dafür, wobei aber keine Makros für Google Spreadsheet geschrieben werden können (allerdings existiert eine Entwickler-API). Der Nachteil des Zugriffs kann also umgangen werden - sofern die Firmen-IT auf dem neusten Stand ist.

Beispiel Offerten-Anwendungen

Dennoch bleiben weitere Punkte, die für eine Web-Applikation und gegen Excel sprechen. Wir möchten hier einige aufzählen, dies am Beispiel einer Offerten-Vorlage, welche in Excel erstellt wird und für den internationalen Verkauf genutzt wird:

• Benutzerfreundlichkeit Excel erfordert einiges Know-how. Insbesondere, wenn es um komplexere Anwendungen geht. Makros können hier zwar eine gewisse Abhilfe schaffen, indem Abläufe standardisiert hinterlegt werden können. Dennoch sind das aber nur Work-arounds. Es benötigt vertiefte Schulungen und Einführungen, um komplexere Excel-Anwendungen bedienen zu können. Web-Applikationen hingegen können den Benutzer im Prozess führen und ihm nur die Möglichkeiten anbieten, die für den Ablauf und die jeweilige Benutzerrolle auch nötig sind.
• Skalierbarkeit Das Problem der Schulung und Einführung akzentuiert sich noch mehr, wenn man die Anwendung für viele Nutzer zugänglich machen möchte. Eine Excel-Tabelle ist per se eine dezentral geführte Datenbank - von den oben angesprochenen Cloud-Lösungen abgesehen. Erstellt man eine Kopie der Anwendung und stellt diese seinen Kollegen zur Verfügung, hat man das Problem, dass allfällig in der Tabelle hinterlegte Stammdaten (Produkte, Kunden) nicht mehr kontrollierbar sind und sich dezentral weiter entwickeln. Jeder pflegt dann seine eigene Datenbank/Stammdaten, was unweigerlich zu einem Datenchaos führt.
• Kontrolle / Datenhoheit Die Daten in einer Excel-Tabelle können beliebig manipuliert werden. Freigabe- und/oder Kontrollworkflows können praktisch nicht umgesetzt werden. Excel-Files können zudem auch beliebig weitergesendet werden. So verliert man schnell die Datenhoheit und die Kontrolle, welche Zahlen nun rausgehen und welche nicht. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die gleichen Daten nicht parallel bearbeitet werden können.
• Limitiert Excel-Anwendungen kommen auch sonst nicht an die Möglichkeiten einer individuellen Entwicklung heran. Freigabeworkflows waren ein Beispiel. Aber auch weitere Automatisierungen im Prozess können mit Excel nur schwer umgesetzt werden. Zum Beispiel die automatische Erstellung eines PDFs, welches an den Kunden gesendet wird. Oder Einschränkungen der Sichtbarkeit (Länderverantwortliche dürfen alle Projekte sehen, Projektmanager nur ihre eigenen, etc.). Natürlich sind auch umfangreiche Import- und Exportmöglichkeiten (auch z.B. als Excel-Datei...) oder Schnittstellen an andere, bereits bestehende Systeme möglich (CRM, ERP, etc.).

Oftmals ist die Erstellung einer Excel-Anwendung das schnellste und einfachste Mittel. Dementsprechend sind auch die Kosten sehr tief. Berücksichtigt man aber oben stehende Punkte, kann die Weiterentwicklung oder der Entscheid gegen eine Web-Applikation schnell teurer werden, als die Umsetzung einer solchen. Insbesondere wenn die Anwendung stark wächst und/oder von vielen Mitarbeitern genutzt werden soll, sollte man sich gut überlegen, auf welche Lösung man setzt.

Wir haben für Laufen Bathrooms eine ursprünglich in Excel entwickelte Anwendung als Cloud Lösung / Web Applikation umgesetzt - die Applikation wird seit knapp 3 Jahren ständig weiterentwickelt und mittlerweile in rund 15 Ländern von ungefähr 100 Nutzern eingesetzt (zur Referenz).

Arbeiten Sie auch noch mit (komplexen) Excel-Tabellen, stossen dabei aber immer öfter an Grenzen? Kontaktieren Sie uns unverbindlich, wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten von individuellen Web-Applikationen auf.