Prozessdigitalisierung: So lohnt es sich

Unter Digitalisierung wird momentan beinahe alles verstanden, was irgendwie mit Computern oder dem Internet zu tun hat. Von digitalem Marketing, zu neuen Tools und Software bis hin zu neuen Geschäftsmodellen à la Uber und AirBnB. Bei taktwerk beschäftigen wir uns vor allem mit der Prozessdigitalisierung, also der Optimierung von Prozessen mit Hilfe von Informationstechnologie im weitesten Sinn. Ein plakatives Beispiel sind die Arbeitsrapporte auf Papier, die im Büro mühsam abgetippt werden müssen und so doppelte Schreibarbeit verursachen. Mit einer mobilen Applikation auf einem Tablet kann dieser Medienbruch geschlossen werden. Gleich verhält es sich mit Bestellungen von Kunden. Wenn zum Beispiel Massangaben für Fenster direkt auf der Baustelle in einer Bestell-Applikation erfasst werden können, entfällt abtippen und allfälliges Nachfragen. Das spart Zeit, reduziert aber auch die Fehlerquote erheblich.

Einbettung in Strategien

Nicht immer ist das Potenzial von digitalen Lösungen zur Prozessoptimierung so offensichtlich. Gerade im KMU-Umfeld ist es aber wichtig, dass sich Investitionen messbar lohnen. Deshalb ist es wichtig, dort anzusetzen, wo der Hebel für Kosteneinsparungen am grössten ist. Bei der Prozessdigitalisierung geht es aber nicht nur darum, bestehende Prozesse 1:1 zu digitalisieren (das Zitat mit dem Scheissprozess kennt mittlerweile jeder). Sie müssen gleichzeitig hinterfragt und optimiert werden. Das Vorgehen muss somit zwei Ebenen berücksichtigen:

1. Strategisch: Die "neuen" Prozesse sollen die (zukünftige) Strategie unterstützen und ihr den Weg bereiten
2. Operativ: Digitale Projekte sollen die benötigten Ressourcen (insbesondere Zeit) wesentlich mindern, um so einen Return on Invest zu generieren

Wirtschaftlichkeit im Vordergrund

Kurzfristig spricht insbesondere die zweite Ebene für die Digitalisierung von Prozessen. Insbesondere bei KMU liegt diesbezüglich noch ein erhebliches Potenzial brach. Voraussetzung ist aber eine saubere vorgängige Prozessanalyse. Nur so weiss man, welcher Prozess wie lange dauert und wie oft dieser angestossen wird. Multipliziert man diese Zahlen mit dem durchschnittlichen internen Vollkostenstundensatz, der schnell bei über CHF 100 liegt, erhält man das durchschnittliche jährliche Einsparpotenzial.

Angenommen, ein Handwerksbetrieb bearbeitet rund 3'000 Aufträge pro Jahr. Das Sekretariat benötigt durchschnittlich 10 Minuten für das Abtippen eines Rapports (inkl. entziffern der Schrift). Pro Jahr werden so rund 500 Stunden darauf verwendet, was einem Einsparpotenzial von ca. CHF 50'000 entspricht - jährlich.

Mit dieser simplen Rechnung zeigen sich schnell die grössten Hebel für Kosteneinsparungen. Verrechenbare Positionen, die bei Papierrapporten zum Teil verloren gehen oder auch eine viel schnellere Fakturierung sind da noch gar nicht berücksichtigt.

Langfristige Befähigung

Betrachtet man den langfristigen Zeitraum, kommt der Prozessdigitalisierung eine weitere Bedeutung zu. Sie schafft die Grundlage für neue Strategien und Geschäftsmodelle, indem Prozesse und Daten verfügbar und zugreifbar (und zwar von überall her) gemacht werden. So wirkt die Prozessdigitalisierung als Befähiger. Zum Beispiel für ein Service-Geschäftsmodell, welches auf Predictive Maintenance setzt und dazu Sensordaten auslesen und übermitteln und dem Service-Techniker vor Ort alle relevanten Daten zur Verfügung stellen soll.

Die Kunst besteht darin, beide Ebenen zu vereinen und sich nichts zu verbauen. Hier zeigt sich das Zusammenspiel einer robusten Strategie, Know-how zur Prozessanalyse und die Fähigkeitkeit, digitale Lösungen für die Prozessoptimierung zu entwickeln (Business Engineering Methodik).

Bei taktwerk haben wir uns, zusammen mit unseren Partnern, genau auf diese Aufgabe (und den Business Engineering Ansatz) spezialisiert. Gerne unterstützen wir auch Sie dabei, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.