Kosteneinsparung dank Prozessdigitalisierung

Es gibt einige Gründe, weshalb sich Unternehmer mit der Digitalisierung beschäftigen sollten. Ab 2020 werden die sogenannten "Digital Natives" in der Mehrheit sein. Eine Generation, welche lieber E-Mails schreibt, statt zu telefonieren. Sich auf der Website über eine Firma und ihre Produkte informiert und sich allenfalls direkt mit einem Konfigurator eine erste Offerte erstellen lässt. Die dank Smartphones gewohnt ist, einfach zu bedienende und schön gestaltete Applikationen zu bedienen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sich die Ansprüche der Kunden massiv wandeln (werden). Aber auch die Ansprüche junger (oder zukünftiger) Mitarbeiter an die internen Tools und Prozesse. Wer in Zukunft erfolgreich bestehen will, tut gut daran, sich für die Digitalisierung fit zu machen.

Kultur als Grundlage

In unserem Blogeintrag "4 Schritte Richtung Digitalisierung für KMU" haben wir bereits aufgezeigt, dass der erste und wichtigste Schritt in den Köpfen stattfinden muss. Man muss die Digitalisierung als Chance anerkennen und ihre Möglichkeiten wahrnehmen wollen. Dazu gehört auch, die Firmenkultur kritisch zu hinterfragen: Ist man bereit für diese Schritte? Sind die Mitarbeiter bereit für diese Transformation? Unabdingbar ist danach auch eine Auslegeordnung, um darauf aufbauend eine nachhaltige Strategie für die Transformation entwickeln zu können. Schnellschüsse sind wenig zielführend, einfach mal Social Media zu machen, weil das alle so tun bringt nichts.

Prozessdigitalisierung als Hebel

Die grösste Chance für KMU, gerade im Baugewerbe und der Industrie mit ihren Service-Abteilungen, sehen wir jedoch in der Prozessdigitalisierung. Gerade handgeschriebene Arbeitsrapporte verursachen viel doppelte Schreibarbeit: Der Monteur schreibt es im Einsatz von Hand, das Sekretariat tippt es in das ERP ein, um die Abrechnung zu starten. Pro Rapport geht so meist zwischen 15 und 30 Minuten verloren. Hochgerechnet auf die Anzahl Aufträge pro Jahr sind das einige Personenstunden, respektive schnell sechsstellige Kosten (kalkuliert mit einem Vollkostenstundensatz). Mit einer durchgängigen Digitalisierung des Prozess können diese Medienbrüche geschlossen und die Kosten massiv und nachhaltig gesenkt werden. Zeit und Geld, die sinnvoller investiert werden können - z.B. in die Kernkompetenz oder besseren Kundenservice. Gleichzeitig rüstet man sich so auch für die Ansprüche der Kunden und Mitarbeiter von morgen (welche zu einem grossen Teil auch heute schon da sind).

Auswertungen als Ergebnis

Ein weiterer Vorteil der digitalen Erfassung ist, dass Daten besser und detaillierter - und zum Teil auch automatisch im Hintergrund - erfasst werden können. Dadurch lässt sich z.B. die Rentabilität eines Auftrags viel genauer auswerten. Ausserdem können so auch neue Flaschenhälse im Prozess erkannt werden. Unabdingbar für eine solche Prozessdigitalisierung ist allerdings eine vorgängige Prozessanalyse der IST Situation, um einerseits festzustellen, wo der grösste Hebel und Spareffekt erreicht werden kann. Und andererseits, um die Prozesse im Zuge der Digitalisierung gleich optimieren zu können und so eine SOLL-Prozesslandschaft zu definieren.

Knappe Ressourcen in KMU

Die grösste Herausforderung für KMU liegt wohl in den fehlenden Ressourcen, sowohl personell als auch Know-how-mässig. Letztendlich auch finanziell, da gerade individuelle Applikationen zwar einen grossen und langfristigen Einspareffekt bringen, kurzfristig jedoch auch Investitionen bedingen. Die personellen Ressourcen und das Know-how lassen sich bei externen Dienstleistern einkaufen (z.B. uns). Die finanziellen Herausforderungen können abgefedert werden, indem man ein pragmatisches und schrittweises Vorgehen wählt, welches an die Möglichkeiten des KMU angepasst wird.