Der Weg zum digitalen Ablagesystem (1/3)

Fokus definieren

Ein erster Schritt, um im Unternehmen von Papier in Richtung digitale Ablage zu wechseln, besteht darin zu untersuchen welche Prozesse, Abwicklungen und Dokumente noch in Papierform gehalten werden und warum. Dies ermöglicht schliesslich in Erfahrung zu bringen welche Prozesse und Dokumente beispielsweise doppelt gehalten werden (digital und physisch) aber auch wo eine Umstellung von physisch auf komplett digital sinnvoll ist.

Bezüglich der Umstellung muss also evaluiert werden, welche Dokumente gänzlich digital gehalten werden können, ohne dazu komplette Prozesse ändern zu müssen. Dies entspricht Dokumenten, welche nicht mehr verändert werden und keine handgeschriebenen Notizen enthalten. Eine solche erste Ablösung von Papier kann als eine Art Pilotversuch eingestuft werden, der zudem hilft die Zustimmung der Mitarbeitenden zu erhöhen und gewohnte Arbeitsabläufe zu überdenken.

Ein Beispiel dafür ist die Kopie einer Rechnung für einen Kunden. Diese Rechnung wurde bis anhin doppelt ausgedruckt. Dabei wurde ein Exemplar dem Kunden zugeschickt und die andere wurde gemäss Jahr und Rechnungsnummer in einem physischen Ordner abgelegt. Eine Änderung des Prozesses wäre nun, dass die Rechnung direkt bei der Erstellung als digitales Dokument zum entsprechenden Auftrag und/oder Offerte abgelegt wird und nur noch für den Kunden ausgedruckt wird. Will man sogar noch einen Schritt weiter gehen, sollte die Rechnung dem Kunden per E-Mail gesendet werden. Die Post bietet alternativ mit E-Post Print & Send die Möglichkeit Rechnung und Briefe in den gewohnten Programmen zu erstellen und diese dann der Post zu übermitteln. Die Post übernimmt schliesslich das Drucken, Couvertieren und Frankieren

Ein anderes Beispiel ist eine eingehende Rechnung, die bis anhin in einem physischen Ordner abgelegt wurde. Eine solche Rechnung soll neu entweder eingescannt werden oder als bessere Lösung direkt online (Rechnung per E-Mail oder über ein Kundenkonto) digital gespeichert werden.

Gibt es auf der anderen Seite Prozesse, die sowohl auf physischen Dokumenten, die gegenwärtig noch nicht digital erfasst und bearbeitet werden können, als auch auf digitalen Dokumenten basieren, ist es wichtig zu definieren, dass am Schluss des Prozesses, oder in klar definierten zeitlichen Abständen, das physische Dokument ebenfalls digitalisiert wird. Oft ist es nämlich so, dass anstatt die physischen Dokumente zu digitalisieren, die digitalen Dokumente ausgedruckt werden und mit den physischen Dokumenten in Ordner landen, damit alles an einem Ort konsolidiert ist.

Nach diesem ersten Schritt können die gesammelten Erfahrungen, Probleme sowie Feedbacks verwendet werden, um komplexere Prozesse und Vorgänge im Unternehmen papierärmer abzuwickeln. Fokus sollte dabei zuerst auf jenen Dokumenten liegen, welche häufig gesucht werden müssen, von extern zugegriffen werden muss oder allgemein vielen Personen zur Verfügung stehen müssen.

Danach sollte das Unternehmen veranlassen, dass sämtliche Mitarbeitende diese digitale Arbeitsweise auch im persönlichen Arbeitstag annehmen.

Exemplarisch kann hier die Zeiterfassung genannt werden. Welche bis anhin möglicherweise von Hand erfasst wurde und nun in einem unternehmensweiten Tool erfasst und automatisch konsolidiert werden soll

Datei- und Ordnerstruktur

Digitale Dokumente und Ablagen sind physischen Dokumenten und Ordnern sehr ähnlich. So muss als erstes bestimmt werden, wie die Ordner in einer sauberen und logischen Struktur angelegt werden. Wie bei physischen Ordnern gilt auch bei digitalen Ordnern und Dokumenten, dass eine klare und einheitliche Beschriftung notwendig ist, so dass intuitiv sämtliche Mitarbeitenden benötigte Dokumente einfach suchen aber auch einpflegen können. Diese Struktur muss von allen Mitarbeitenden verstanden und auch angewandt werden, nur so kann Einheitlichkeit im Unternehmen entstehen. Ebenfalls sollten nicht zu viele Unterordner erstellt werden und bei Ordnernamen und den Dokumentnamen auf Sonderzeichen verzichtet werden.

Ein Unternehmen hat beispielsweise bis anhin Kontoauszüge ausgedruckt und in Ordner abgelegt, die mit Kontoauszüge 2019 beschriftet sind und dort nach Datum abgelegt. Die Struktur der digitalen Ablage ist nun dieselbe. Es ist ein Ordner zu erstellen mit dem Namen Kontoauszüge 2019 und dort sind die Kontoauszüge abzuspeichern mit einem einheitlichen Datum. Unterordner für Monate sind hier, wie beim physischen Ordner, nicht notwendig.

Digitalisierung

Wurde eine saubere und logische Dateistruktur ermittelt und kommuniziert, muss als nächster Schritt überlegt werden, wie der Digitalisierungsprozess gestaltet werden kann.

Dabei soll als erstes geprüft werden, welche Dokumente direkt aus dem System verfügbar sind, per E-Mail angefordert werden können oder selbständig in einem Kundenportal heruntergeladen werden können. So kann man sich den Digitalisierungsschritt sparen und diese Dokumente direkt digital ablegen.

Für Dokumente, die nur in physischer Form vorhanden sind, muss ermittelt werden, wie der effizienteste Vorgang für die Digitalisierung aussieht. Einzelne, seltene Dokumente können beispielsweise mit dem Handy eingescannt werden. Für mehrere Dokumente ist es eher sinnvoll diese zu sammeln und nach einer definierten Zeit mit einem Scanner einzuscannen und direkt an den benötigten Ordner zu senden. Je nach Bedarf sind hier Softwarelösungen hilfreich. So gibt die sogenannte optical character recognition (OCR) Technologie, die eine automatisierte Texterkennung aus Scans, Bildern, Fax oder handgeschriebenem Text ermöglicht. Dadurch wird eine Textsuche innerhalb des Dokuments möglich, wie auch eine Textbearbeitung durch ein passendes Programm.

Natürlich sollte jedoch stehts der Ausgangspunkt sein, dass selbst erstellte Dokumente, Notizen u.Ä. digital erfasst werden, um einen Medienbruch zu verhindern. Hierbei können einfache digitale Formulare helfen, um Daten von Standardprozessen in einer klar strukturierten Form zu erfassen. Oftmals sieht man den Bedarf, wo Formulare schon physisch im Umlauf sind.

Denkbar sind hier das Erfassen von Arbeitsrapporten, Spesen, Arbeitszeiten und vieles mehr.

Wie viele Ordner mit Dokumenten stehen bei Ihnen im Büro?

Sind Sie nicht sicher, wie sie die Umstellung auf ein digitales Ablagesystem angehen sollen, oder wie ihre Ordnerstruktur möglichst gut angelegt werden kann? Dann kontaktieren Sie uns - wir helfen Ihnen rund ums Thema digitales Ablagesystem.