Massgeschneiderte Prozesse dank Integration von Standardsoftware

Nicht erst seit der Digitalisierung müssen sich Unternehmer und Geschäftsführer mit der Auswahl passender und unterstützender Software auseinander setzen. Oftmals geht es bei der Entscheidung um eine klassische "make or buy" Situation: Soll man eine auf die individuellen Bedürfnisse perfekt abgestimmte Software entwickeln lassen oder kauft man eine Standardsoftware "ab Stange"? Es gibt gute Gründe für beide Varianten und ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Nachfolgend haben wir einige Punkte aufgelistet:

Diese Liste ist natürlich nicht abschliessend (weitere Gründe gibt es bei Forbes, strategy& und bei Baseline). Natürlich gibt es auch Mischformen dieser beiden Extreme. Und genau darauf möchten wir in diesem Blogeintrag näher eingehen.

Integrierte Prozesse nur mit Business Software?

Vollständig integrierte ERP (Enterprise Resource Planning) Software wie z.B. SAP oder Abacus sind sehr umfangreich und mächtig. Sie bieten den Vorteil, verschiedene Standardprozesse (Zeiterfassung, HR, Bestellwesen, Abrechnung, etc.) zu integrieren und so eine Gesamtsicht des Unternehmens zu haben. Gerade für KMU sind diese Anwendungen jedoch oftmals zu mächtig: Ein Grossteil des Funktionsumfangs wird kaum benötigt und der Preis ist ausserhalb des Budgets dieser Unternehmen. So wachsen zum Teil Insellösungen, die sich nur mit mühsamer Handarbeit "synchronisieren" lassen. Viele Unternehmen haben sich im letzten Jahr wahrscheinlich eine Zeiterfassungslösung angeschafft. Diese ist dann aber nicht verbunden mit der Lohnbuchhaltung oder der Abrechnung, welche gerade bei KMU oftmals noch in Excel gemacht wird.
Oder aber man setzt auf Business Software, die sich explizit an kleinere Unternehmen wendet und sieht sich da mit der Tatsache konfrontiert, dass man seine Prozesse an die Software anpassen muss. Grundsätzlich sind zwar geschätzte 80-90% aller Prozesse bei vielen Unternehmen mehr oder weniger gleich (welche von der Business Software auch abgedeckt werden können) und wenn das Differenzierungspotenzial nicht in der Software liegt, spricht auch selten etwas dagegen. Mit zunehmender Digitalisierung (auch bei KMU) sowie anspruchsvolleren Kunden (Online Services, Kundenportale, etc.) können Informationssysteme allerdings in Zukunft sehr wohl den Unterschied zur Konkurrenz machen: Studien zeigen, dass die Top 5 Chancen der Digitalisierung in der Verbesserung der Kundenbeziehung und einer flexibleren Reaktion auf Kundenwünsche, Automatisierung von Prozessen, digitalen Vertriebskanälen sowie Produkten und Dienstleistungen liegen (siehe Grafik).

Quelle: ap-verlag.de, Studie CSC

Hybrider Ansatz

Darstellung des hybriden Ansatz bei taktwerk

Was also ist zu tun? Bei taktwerk verfolgen wir einen hybriden Ansatz (Referenzprojekt prozentbuch.ch). In der Regel gehen wir von der Unternehmensstrategie und -zielen sowie den sich daraus ableitenden Prozessen aus (Business Engineering, "top down" Ansatz). Darauf aufbauend suchen wir nach einer Business-Software, welche den Grossteil der (Unterstützungs-)Prozesse integriert abbildet (z.B. Kundendaten, Projektübersicht, Abrechnung), durch welche man sich sowieso nicht gross von der Konkurrenz abheben kann. Das Optimierungspotenzial ist dennoch gegeben, da gerade z.B. die Abrechnung durch die integrierten Prozesse einfacher und komfortabler wird. Prozesse, die durch die Business-Software nicht oder nur unzulänglich abgebildet werden können, werden dann entweder mit einem sogenannten "best of breed" Ansatz durch weitere Standardsoftware abgedeckt oder aber man entwickelt eine eigene Applikation. Da bei den "commodity" Prozessen eine Standardsoftware benutzt wird, bleiben mehr Ressourcen, um sich bei den Leistungserstellungs- und Kundenprozessen mittels einer genauen Nachbildung des eigenen, speziellen Prozesses abzuheben. Bei diesen Prozessen ist auch der Hebel für den (Business) Nutzen und das Differenzierungspotenzial am grössten. Durch die Individualentwicklung bleibt man flexibel, falls sich die Anforderungen in Zukunft ändern - Agilität ist in der andauernden digitalen Transformationsphase von entscheidender Bedeutung wenn es darum geht, schnell auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können. Ausserdem kann die Lösung so auch mitwachsen.

Abhängigkeiten reduzieren

KMUs ist es ein Bedürfnis, die Abhängigkeiten von Softwareherstellern und -anbietern zu reduzieren. Setzt man auf Standardsoftware, welche weit verbreitet ist, bringt dies einerseits eine breite Nutzerbasis mit, entsprechend ist auch das Know-how vorhanden (z.B. für Support). Andererseits ist die Software so auch breiter abgestützt und man steht nicht plötzlich vor der Situation, dass der Anbieter aus dem Markt verschwindet. Bei der Individualentwicklung setzen wir bei taktwerk auf Open-Source Lösungen und Frameworks, welche ebenfalls weit verbreitet sind, um auch in Zukunft die Wartbarkeit zu garantieren. Um aber bereits in der Anforderungsphase die Flexibilität für die Zukunft zu wahren, sollte darauf geachtet werden, dass die Business-Software nur sauber mit eigenen Lösungen (oder anderer Standardsoftware) ergänzt werden kann, wenn gut dokumentierte Schnittstellen vorhanden sind.

Gerne erläutern wir Ihnen unsere Vorgehensweise bei einem persönlichen Gespräch. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.