5 Tipps für ein papierloseres Unternehmen

Die Durchsetzung von papierminimiertem Arbeiten kann holprig sein und andauern. Ein durchdachter Plan für die effektive Einführung, sowie eine Top-down Umsetzung ist daher ein absolutes Muss.

Doch was sind überhaupt die Vorteile eines Unternehmens mit weniger Papierverbrauch? Zum einen ist eine Reduktion der Papiermenge im Büro sowohl aus ökologischer und nachhaltiger Sicht sicherlich wünschenswert, zum anderen entsteht aber auch digitaler Fortschritt und die Arbeitseffizienz steigt. Bevor wir weiter unten 5 Tipps für ein papierloseres Unternehmen geben, konkretisieren wir die Vorteile in der jeweiligen Kategorie.

Vorteile aus ökologischer und nachhaltiger Sicht

Im Jahr 2017 lag der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier und Karton in der Schweiz bei 139 kg. Hierbei geht man im Büro pro Tag und pro Person von durchschnittlich 40 bis 50 Blatt aus. Wer diese Zahlen sieht, merkt schnell, dass papierlose Büros und Unternehmen ökologisch sinnvoll sind. Während die Nachhaltigkeit durch den geringeren Papierbedarf steigt, kann ebenfalls die Menge an Druckfarben, die auf Erdöl-Basis hergestellt werden, reduziert werden. Da die Produktion und der Transport von Papier und Druckprodukten etwa eine CO₂-Emission von einer 800 km langen Autofahrt pro Person und Jahr aufweisen, kann durch einen geringeren Druckergebrauch diese Emission reduziert werden. Für Dokumente, die dennoch ausgedruckt oder kopiert werden müssen, sollte, falls möglich, Recyclingpapier verwendet werden.

Vorteile aus digitaler und arbeitseffizienter Sicht

Soll das Papier ersetzt werden, muss das Unternehmen Lösungen suchen dieses Papier digital darzustellen. So werden vor allem Medienbrüche ermittelt und schliesslich behoben oder Schnittstellen geschaffen, um papierfressende, manuelle Schritte zu beseitigen (siehe dazu auch folgenden Blogbeitrag: Schnittstellen als Motor der Digitalisierung). Solche digitalen Fortschritte, aber auch digitale Skills, die die Mitarbeiter erlangen, sind für die Zukunft wichtige Eigenschaften eines erfolgreichen Unternehmens. Doch wieso sollte dies die Arbeitseffizienz steigern? Im günstigsten Fall können Mitarbeiter von überall auf relevante Dokumente zugreifen oder diese mit einer einfachen Suchfunktion schnell finden, was enorme Zeitersparnisse mit sich bringt. Auch das kollaborative Arbeiten wird deutlich einfacher, denn digitale Dokumente können geteilt werden und sind immer auf dem neusten Stand.

Vorteile gibt es also zur Genüge, die sich dank abnehmendem Papierverbrauch und effizienterem Arbeiten auch in sinkenden Kosten widerspiegeln. Deshalb haben wir in diesem Blog 5 Tipps erstellt, die helfen den Papierverbrauch im Arbeitsalltag, sei es in der Fabrik oder im Büro, zu senken und einem papierlosen Unternehmen Schritt für Schritt näher zu kommen.

5 Tipps

• IST-Status erfassen und SOLL-Status definieren

Über einen bestimmten Zeitraum soll erfasst werden, wo im Betrieb Papier anfällt. In kleineren Betrieben sollen Mitarbeiter angeben, welche Dokumente sie für gewöhnlich ausdrucken. Dabei sollen ebenfalls eingehende und ausgehende Dokumente beachtet werden, sowie eigene Notizen, Protokolle und Ähnliches. In Grossbetrieben kann der Materialverbrauch pro Abteilung einen Überblick geben, bevor eine Befragung stattfindet. Ebenfalls wichtig ist, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben bei der Umfrage Vorschläge zu machen, wie und wo sie Papier sparen könnten, denn so durchdenken sie ihre Arbeitsprozesse und deren Papierverbrauch.

• Dokumente in Cloud speichern und eine Ordnerstruktur definieren

Ist geklärt welche Dokumente in Zukunft nicht mehr ausgedruckt werden sollen, müssen all diese Dokumente für alle relevanten Personen einfach und schnell zugänglich gemacht werden. Muss lange nach Dokumenten gesucht werden, wird es schwierig eine Effizienzsteigerung zu erreichen. Eine gute Lösung bieten hier Cloudsysteme, die überall und jederzeit Zugriff auf solche Daten erlauben. Wichtig dabei ist insbesondere, dass eine klare Ordnerstruktur definiert ist und auch Dokumente konsequent benannt werden. Dies gilt auch für physische Ordner und Dokumente.

• Online und mobile Tools verwenden

Es gibt immer mehr Tools, die helfen Papier zu sparen. Notizen zum Beispiel können heutzutage einfach und überall online erstellt, unter Mitarbeitern geteilt oder abgerufen werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist sicherlich Evernote oder OneNote. So kann man sich die vielen verschiedene Notizzettel sparen. Mit entsprechender Hardware können mühelos auch handschriftliche Notizen gemacht werden. Auch für Unternehmen, die viele Meetings abhalten, sind z.B. Tablets und Beamer eine gute Alternative zum Verteilen von Dokumenten an jeden Teilnehmer. Ein anderes Tool, nämlich SuisseID, erlaubt es eine elektronische Signatur zu erstellen und diese als gültige Unterschrift für Dokumente zu verwenden. Dies erspart einem das Drucken und Kopieren solcher Dokumente. Um weiter Papier zu sparen, sollten aber auch Standarddokumente wie zum Beispiel Rechnungen oder Lieferscheine per E-Mail verschickt werden. In Bau- und Industriebetrieben werden schliesslich auch immer mehr Tools verwendet, um berechtigten Personen Zeichnungen, Pläne oder Montageanleitungen digital und mobil zur Verfügung zu stellen und zum Beispiel auch vor Ort zu verändern.

• Seitenanzahl verringern

Dokumente können nicht nur doppelseitig bedruckt werden, sondern es können ebenfalls mehrere Seiten auf eine Seite gedruckt werden. Ist man der Ersteller eines solchen Dokuments, kann man dies so definieren, dass die Empfänger dieses Dokuments direkt in dieser papiersparenden Form drucken oder kopieren können.

• Distanz erhöhen

Befindet sich der Drucker nicht in unmittelbarer Nähe, sondern zum Beispiel am anderen Ende der Büroräumlichkeiten, oder gar in einem anderen Raum, wird sich die Person eher überlegen ein Dokument auszudrucken.

Brauchen Sie Hilfe?

Natürlich ist es schwierig ein Unternehmen auf papierlos umzustellen. Dennoch kann durch oben erwähnte Tipps der Papierverbrauch deutlich reduziert werden. Zusätzlich kann durch mobile Anwendungen und Cloudlösungen produktiver und effizienter gearbeitet werden. Brauchen Sie Hilfe beim Einführen einer Cloudlösung und definieren von Ordnerstrukturen oder bei sonstigen Fragen zu digitalen Lösungen? taktwerk kann Ihnen bei all diesen Umsetzungen weiterhelfen.